L’importanza del controllo

Lavorare a “progetto” o a “commessa”

Ogni qualvolta un’azienda non lavori in ottica distributiva, ovvero non abbia uno o più prodotti da distribuire sul mercato, associati ad un listino prezzi, di solito lavora “a progetto” anche definito “commessa”.

Questa modalità prevede che il lavoro svolto dall’azienda in questione vada a soddisfare una precisa esigenza del cliente. 

Costi e ricavi

A seconda dei rapporti di forza commerciali fra cliente e fornitore è possibile che il compenso relativo a questo lavoro sia imposto dal cliente oppure proposto dal fornitore.

E’ abbastanza frequente che il cliente, se di caratura rilevante proponga ad aziende terze delle lavorazioni a prezzi fissati dal cliente stesso, che quindi il fornitore del lavoro può accettare o rifiutare, se ritenuto remunerativo o meno. Questo caso, di seguito lo definirò “CASO A”.

Come “ CASO B” intenderò il caso in cui il fornitore propone un certo tipo di servizio o lavorazione al cliente e ne definisce il prezzo.

In ambedue i casi è consigliabile realizzare un previsionale di costo, nel caso A per essere certi di rientrare nei ricavi imposti dal cliente con margini soddisfacenti, nel caso B per poter quotare un preventivo di ricavo, un prezzo, che si posizioni in maniera adeguata sul mercato e che garantisca una marginalità soddisfacente.

Nel caso A si partirà dall’aspetto ricavi non variabile e si strutturerà il previsionale di costi in maniera da soddisfare gli aspetti di marginalità (e svolgere il lavoro con i canoni qualitativi pattuiti).

Nel caso B invece si partirà da un previsionale di costi (minimi per il raggiungimento dei canoni qualitativi pattuiti) e si andrà a strutturare il preventivo, tenendo conto dei costi e dei limiti imposti dal mercato concorrenziale, qualora vi sia questa necessità.

Svolgimento della lavorazione

Una volta strutturati questi due aspetti (costi e ricavi) ed ammesso che vengano accettati sia dal cliente che dal fornitore, inizierà la lavorazione vera e propria.

Una volta iniziata la fase di lavorazione, l’abilità di un’azienda o di un imprenditore, sarà quella di mantenere nella realtà dei fatti, l’aspetto, per adesso ipotetico, dei costi. Questo è un aspetto particolarmente delicato perché ne va dell’entità del margine e quindi di quell’aspetto che tiene in vita l’azienda in questione. Teniamo presente che secondo uno studio di Alma Laboris Business School (Studio Statitstico sui progetti software)

In media i progetti software sforano il BUDGET del 27%

Normalmente i progetti software falliscono nel 70% dei casi, dove per il 55% il motivo è lo sforamento del BUDGET.

E’ molto importante anche non eccedere nel contenimento dei costi per non abbassare l’aspetto qualitativo.

Ci sono diversi fattori che possono far discostare lo sviluppo reale dei costi da quello che è il loro previsionale.

Molto spesso i discostamenti sono dovuti al fatto che, man mano che la lavorazione prende corpo, emergono aspetti che nella fase progettuale erano per forza di cose sfuggiti, dato che sia cliente che fornitore ne hanno una visione semplificata e teorica inizialmente. Io vorrei dare per assunto il fatto che una volta approvato il preventivo lo consideriamo non variabile, altrimenti entriamo in un ambito che ci porta fuori tema e che riguarda la contrattualizzazione e la trattativa.

Quattro sono le più frequenti tipologie di problemi che possono portare a discostamenti  fra previsionale e costi reali.

  • Errori progettuali (previsionale sbagliato).  E’ possibile che l’errore che ci fa discostare dalla marginalità prevista sia commesso nella strutturazione del previsionale.
  • Allungamento dei tempi previsti delle lavorazioni. Questo aspetto può essere causato da mancanza di competenze o competenze inadeguate da parte di chi svolge il lavoro specifico oppure mezzi o strumenti insufficienti od inadeguati, carenza di responsabilizzazione dei personale.
  • Errori nella rendicontazione delle lavorazioni.
  • Imprevisti.

Controllo e reportistica

Diviene fondamentale quindi, per non compromettere la marginalità, mantenere un controllo costante e tempestivo sul buon svolgimento della lavorazione e sulla coerenza dello sviluppo dei costi.

Per fare questo serve uno strumento che permetta e che faciliti la rendicontazione di ogni singola attività presente nel previsionale e che, grazie all’aggregazione opportuna di dati, consenta la tempestiva individuazione di eventuali criticità.

La tempestività in questo caso è un aspetto fondamentale, perché permette di introdurre misure correttive prima che il problema cresca di entità. Chiaramente, la contabilità è perfettamente in grado di darci la misura della redditività di tutte le nostre attività, ma a posteriori, spesso quando è tardi per introdurre correttivi.

E’ molto importante che la reportistica, che diviene strumento centrale per il monitoring del processo di lavorazione, ci permetta di individuare velocemente e precisamente l’area nella quale nasce la criticità.

Un altro vantaggio della rendicontazione in tempo reale delle attività lavorative è anche la responsabilizzazione del personale il quale, maggiormente coinvolto in un obiettivo comune, facendo leva sullo spirito di squadra, porrà più attenzione ai tempi di lavorazione.

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